我们说民商事活动，通俗来讲就是做生意。而说到生意，大部分都不是一锤子买卖。双方长时间合作，免不了需要沟通。通讯科技发展得非常快，大家想要通知通报对方一些情况，包括催款、催进度、有啥质量问题等，可以电话、微信、电子邮件，等等等等，既方便又快捷。可是到了发生争议纠纷，需要诉讼/仲裁解决的时候，对于这些可能成为关键证据的履约情况通知通报，往往陷入“我说过了”、“你没说”、“怎么证明你说过”····的无限扯皮循环。
如果对方恶意否认，双方之间的电话录音、微信聊天记录、电子邮件往来等，因为都是存储在电子设备上，涉及到电子证据审核的各种要求，要考虑电子数据生成、存储、传输是否正常，要判断是否完整可靠，必要时还要鉴定或者勘验。总之高科技带来的各种便利，在诉讼/仲裁过程中，就产生各式各样的麻烦，让你的证据变得难以认定，事实搞得扑朔迷离。
所以，本文旨在祭出民商事活动中，文件、信函送达的终极武器----邮寄送达！当然，邮寄送达作为神龙级别的终极武器，绝不是简简单单的寄个快递，需要召唤神龙，确保发出去的信函在诉讼/仲裁过程中得到确认，成为“铁证”，需要集齐七颗龙珠（七大要素），本文简要列举，详细分析：橙龙珠：寄到合同约定地址>工商注册地址/身份证地址
繁忙的看官可以简要七条直接拿走，有兴趣的看官可以全部看完消遣时间，以下我们逐一剖析各色龙珠：既然是“优选”，也就是说其他快递也不是不行。那么EMS的优势在哪里呢？首先根据《邮政法》的规定，国家机关公文只能由中国邮政寄递，证明了它的合法性可靠性（实际上十几年前，其他快递机构都没有寄送信函的资质）；第二，如果函件是发给国家行政机关、事业单位，有些机关是默认不收其他快递的；而更为重要的是，EMS是现在少有保留传统快递单的快递机构，有助于我们通过快递单留存证据。1、没有合同或者合同没有约定送达地址，那么应当邮寄到工商注册地址或者身份证上的户籍地址。至于实际经营地址、实际居住地址等，在诉讼/仲裁过程中，就涉及到如何证明对方在该地址办公、居住的问题。2、合同有约定送达地址，优先邮寄到合同约定的地址。这里又涉及到合同约定送达地址的细节：（1）约定送达地址的同时，约定清楚联系人，联系电话（最好是手机）；（2）约定清楚如果无法联系/拒收，以退回邮件之日视为送达。约定联系人是为了方便快递员联系，增加实际送达的可能性；约定无法联系/拒收的情形，是为了避免对方恶意不收取函件。请着重注意是“复印”，不是打印两份一样的盖章签字，一份寄出去，一份留底。这里涉及到一个基本逻辑问题：寄出去的是原件，留存的必然只能是复印件。而且原件随时可以再打印一份盖章签字，不一定与寄出去的函件内容一致，给对方落了抗辩理由。在诉讼/仲裁过程中，我们提交邮单、签收记录以及函件复印件，对方如果否认复印件的内容，就需要提供证据证明他收到的函件内容与复印件不一致。另外，如果特别重要的函件，我们甚至建议将“函件塞入快递袋--快递袋封口--张贴快递单”的过程录像留存。1、函件的命名不要嫌麻烦，一定要把函件主要宗旨体现出现，不要就是《致函》、《通知》什么的。如果是催款，我们就命名《关于xx款项的催收函》；如果是质量问题，就命名《关于XXX产品XX故障的通报函》；如果催履约进度，就命名《关于XX项目迟延履行的催告函》，2、函件名称一定要写在快递单上，证明我们邮寄的文件内容。如果没有在快递单上注明函件名称，对方可能耍赖收到的只是废纸之类。这里又体现EMS的优越性，EMS目前仍大部分采用传统快递单，在快递单上“物品名称”、“备注”栏均可填写函件名称。3、针对快递机构采用电子快递单的情况，务必在电子下单时注明函件名称，也要与收寄快递员沟通，将函件名称打印在快递单上。我们发出去的函件，还需要证明对方是否收到或视为收到。所以快递寄出后，我们要关注快递投递情况，并且打印留存。此处也有两个细节需要注意：1、已经签收妥投的，我们可以选择在快递公司官方网站打印有电子印章的妥投证明，或者通过服务电话要求快递机构将纸质的妥投证明寄回；2、留意快递机构投递情况在服务器保留的最长时间。EMS目前在网站上能查询6个月内的快递投递详情，通过服务电话11183可以查询一年内的妥投证明。（文末附件有我们收集的主流快递机构投递状况、妥投证明保存时间，仅供参考，在寄送时务必再行落实）上述工作完成后，我们需要把函件复印件、快递单、投递情况和妥投证明等归纳在一起，妥善保存。避免日后快递公司服务器查不到了，我们自己又没有保存，工作都白做了。需要我们慎重发函的时候，一般是交易出现了一些问题，产生了一些矛盾。如文首提到的欠款、进度拖延、质量问题等等。大家发函的时候，往往对对方是存在不满情绪，很多朋友喜欢在函件中强调对方需要赔多少多少钱，需要承担多大责任等等。但其实这些涉及到法律责任的内容，都需要有充足的法律、合同依据，即便对方不予回应，也不代表对方必然需要承担我们要求的后果。履行催告义务，证明我们已经依据法律、合同告知了对方相应的情况；固化法律事实，将履约情况以函件内容的方式、结合其他事实材料，达到强化化证据证明力的作用；将该事实争议的证明责任转移给对方。在民诉法修订尤其是新证据规则实施后，司法机关更加重视“主观证明责任分配”。我们提供函件、快递单以及相关材料，初步证明函件中提及的事实它是存在的，如果对方否认，司法机关就会将该事实的证明责任转移给对方。当然，涉及到函件内容的问题相对较为专业，需要具体发生时，结合法律法规、合同约定以及事实情况认真拟定，没有把握的情况下，可以寻求专业律师帮助。啰啰嗦嗦近三千字，实是因为在参与的很多诉讼活动中，发现案件重要事实难以还原，尤其是明明已经通告对方却遭恶意否认。给大家分享邮寄函件的七个小技巧，让我们的函件送达无从抵赖，成为“铁证”；也给我们后续接案的律师同行，减少一些麻烦。
